Sympa [1] est un gestionnaire de listes de diffusion. A ne pas confondre avec les listes de discussion ou newsgroups [2].

Qu'est-ce qu'une liste de diffusion ? Un utilisateur voulant diffuser un message, l'envoie par mail à une liste de diffusion. Chaque liste a son adresse mail spécifique prévue pour recevoir ces messages. Le mail reçu par la liste est alors transmis à l'ensemble des abonnés de cette liste.

Selon la sophistication du logiciel gérant la liste on a différentes possibilités pour filtrer les messages autorisés à l'entrée de la liste ainsi que pour envoyer le message aux abonnés. Par exemple tout bon gestionnaire de listes permet de modérer les mails qui seront diffusés sur une liste, c'est-à-dire approuver ou rejeter les mails reçus par la liste. De même tout bon gestionnaire permet à chaque abonné de choisir son mode de réception. On peut ainsi recevoir les mails en direct dès leur réception par la liste, ou bien un récapitulatif des mails de la semaine, ou encore de ne pas les recevoir du tout.

Quel est l'intérêt de ne pas les recevoir ? L'abonné peut consulter les archives de la liste. En général un gestionnaire inclut une interface web permettant de consulter et rechercher dans les anciens messages. Lorsque la liste est publique, c'est-à-dire que tout le monde peut y accéder, il n'y a pas d'intérêt à être abonné. Par contre pour une liste privée, seuls les abonnés peuvent consulter les archives. Et la liste privée peut aussi n'autoriser que les messages venant des abonnés.

Un bon gestionnaire intègre aussi tous les outils nécessaires pour gérer les erreurs de distribution. Cela ne vous apparaitra utile quand vous aurez votre liste de quelques centaines d'abonnés. Les adresses mail sont fréquemment changées, surtout par les particuliers, et gérer manuellement les erreurs de distribution (mails invalides, messageries pleines, etc) peut devenir rapidement fastidieux.

Concrètement que peut-on faire avec un gestionnaire de listes de diffusion ? Les listes de diffusions peuvent être configurées par exemple en newsletter (une seule personne a le droit de poster), pour l'équivalent de listes de discussion (tout le monde peut poster), pour des groupes de travail (accès envoi et lecture seulement aux abonnés), etc.

Historiquement Majordomo [3] a été le premier gestionnaire largement utilisé. Mais il n'avait pas d'interface web et a subi de nombreuses failles de sécurité. Deux logiciels sont alors apparus, Mailman [4], une logiciel GNU, et Sympa, un logiciel français. Majordomo est toujours utilisé mais loin derrière. Sympa quand à lui est utilisé partout dans le monde mais surtout en France.

Qu'apporte Sympa par rapport à d'autres logiciels ? La différence fondamentale entre ces deux logiciels est que Mailman gère les listes de façon séparée alors que Sympa les gère en les regroupant par utilisateur. Si vous devez gérer des listes distinctes, par exemple pour avoir une liste par projet et avec des abonnés ne participant qu'à un seul projet, vous choisirez Mailman. Si vous voulez plusieurs listes dont les abonnés peuvent être sur plusieurs listes, vous choisirez Sympa. Sympa permettra à un utilisateur de consulter la liste des listes auxquelles il est abonné.

Sympa apporte aussi quelques fonctionnalités supplémentaires. Sympa permet le partage de fichiers entre les abonnés d'une liste. Les fichiers ne sont pas envoyés par mail, mais sont accessibles via un espace, réservé aux abonnés dans le cas d'une lsite privée. Vous pouvez ainsi mettre en place très rapidement et simplement les outils de base d'un travail de groupe. Et Sympa intègre aussi un moteur de recherche sur les mails archivés. Vous avez ainsi directement une base de connaissances.

Convaincu par les listes de diffusion ? Venez vous inscrire sur celle de Thalix ! [5]

[1] http://www.sympa.org/
[2] http://www.thalix.com/blog/les-news-groupes
[3] http://www.greatcircle.com/majordomo/
[4] http://www.gnu.org/software/mailman/index.html
[5] https://listes.thalix.net/wws